Tugas Softskill Manajemen Layanan Sistem Informasi # Tentang :

SERVICE TRANSACTION, SERVICE OPERATION, CONTINUAL SERVICE IMPROVEMENT, DEMAND MANAGEMENT.

Download Disini :

Tugas Softskill : Manajemen Layanan Sistem Informasi #


Service Strategy

Service Design

Pengertian Fungsi Budaya Organisasi

Pengertian Fungsi Budaya Organisasi

Softskill Tugas III.

1. Pengertian dan fungsi budaya organisasi

2. Perubahan dan pengembang organisasi

3. Perencanaan strategi pengembang organisasi

Jawab :

1.Pengertian Budaya Organisasi.

Budaya organisasi adalah sebuah sistem makna bersama yang dianut oleh para anggota yang membedakan suatu organisasi dari organisasi-organisasi lainnya. Sistem makna bersama ini adalah sekumpulan karakteristik kunci yang dijunjung tinggi oleh organisasi.

Adapun pengertian budaya organisasi menurut beberapa ahli, yaitu :

Menurut Wood, Wallace, Zeffane, Schermerhorn, Hunt, Osborn (2001:391), budaya organisasi adalah sistem yang dipercayai dan nilai yang dikembangkan oleh organisasi dimana hal itu menuntun perilaku dari anggota organisasi itu sendiri.

Menurut Tosi, Rizzo, Carroll seperti yang dikutip oleh Munandar (2001:263), budaya organisasi adalah cara-cara berpikir, berperasaan dan bereaksi berdasarkan pola-pola tertentu yang ada dalam organisasi atau yang ada pada bagian-bagian organisasi.

Menurut Robbins (1996:289), budaya organisasi adalah suatu persepsi bersama yang dianut oleh anggota-anggota organisasi itu.

Fungsi Budaya Organisasi.
Budaya organisasi memiliki fungsi yang sangat penting. Fungsi budaya organisasi adalah sebagai tapal batas tingkah laku individu yang ada didalamnya.
Menurut Robbins (1996 : 294), fungsi budaya organisasi sebagai berikut :

Budaya menciptakan pembedaan yang jelas antara satu organisasi dan yang lain.

Budaya membawa suatu rasa identitas bagi anggota-anggota organisasi.

Budaya mempermudah timbulnya komitmen pada sesuatu yang lebih luas daripada kepentingan diri individual seseorang.

Budaya merupakan perekat sosial yang membantu mempersatukan organisasi itu dengan memberikan standar-standar yang tepat untuk dilakukan oleh karyawan.

Budaya sebagai mekanisme pembuat makna dan kendali yang memandu dan membentuk sikap serta perilaku karyawan.

2. Perubahan dan Pengembangan Organisasi.

Setiap organisasi selalu membutuhkan suatu perubahan, perubahan tersebut sebagai reaksi terhadap perubahan dalam lingkungan organisasi tersebut. Perubahan organisasi mengacu kepada hal yang berkaitan dengan aktivitas pelaksanaan tugas di dalam suatu organisasi, sehingga menuju kepada suatu keadaan di dalam perusahaan tersebut yang dianggap lebih baik oleh pihak manajemen seiring dengan berjalannya waktu. Restrukturisasi organisasi adalah salah satu dari bentuk perubahan organisasi.

Penyebab Perubahan:

- Internal : (Perubahan tujuan, Perubahan struktur organisasi, Perubahan cara operasional/aktivitas organisasi, dll)

1. Perubahan Internal yang Direncanakan (planned internal change)
Misal: sebuah perusahaan melakukan akuisisi perusahaan lain.
2. Perubahan Internal Tidak Direncanakan (Unplanned internal change)
Misal: perubahan karakteristik demografis (jenis kelamin, pendidikan, usia)
tenaga kerja pada suatu perusahaan.

- Eksternal : (Perubahan sistem ekonomi, Teknologi baru,dll )
1. Perubahan Eksternal yang Direncanakan (planned external change)
Misal: pengenalan teknologi baru
2. Perubahan Eksternal Tidak Direncanakan (Unplanned external change)
Misal: perubahan kebijakan moneter sbg respon perubahan politik&ekonomi
tiba-tiba

Tingkat Perubahan Organisasi:
1. Perubahan pada sikap individu dalam organisasi, meliputi : Aspek pengetahuan, Sikap/perilaku, Ketidakpuasan (aksi mogok)
2. Perubahan pada tingkat kelompok:
- Kelompok sebagai media/wahana perubahan
- Kelompok sebagai sasaran perubahan
- Kelompok sebagai agen perubahan
3. Perubahan tingkat organisasi:
Adanya promosi kenaikan jabatan seseorang dalam organisasi berimplikasi pada perubahan posisi jabatan di tingkatan bawahnya:
- Perubahan peran dalam aktivitas formal organisasi
- Perubahan pada tingkat organisasi berbeda dan cenderung rumit dibandingkan
dengan perubahan di tingkat individu dan kelompok.

Pengembangan Organisasi.

Tujuan utama Pengembangan Organisasi adalah untuk perbaikan fungsi organisasi itu sendiri. Peningkatan produktivitas dan keefektifan organisasi membawa implikasi terhadap kapabilitas organisasi dalam membuat keputusan berkualitas dengan melakukan perubahan terhadap struktur, kultur, tugas, teknologi dan sumber daya manusia. Pendekatan utama terhadap hal ini adalah mengembangkan budaya organisasi yang dapat memaksimalkan keterlibatan orang dalam pembuatan keputusan yang efektif dalam organisasi.
Menurut Robbins (1984), usaha PO pada umumnya diarahkan pada dua tujuan akhir, yaitu peningkatan keefektifan organisasi dan peningkatan kepuasan anggotanya. Lebih lanjut, Robbins merinci tujuan PO sebagai berikut:
(1) Meningkatkan tingkat kepercayaan dan dukungan di antara anggota organisasi;
(2) Meningkatkan timbulnya konfrontasi terhadap masalah organisasi baik dalam
kelompok maupun antar-kelompok, sebagai kebalikan dari to sweeping problem
under the rug;
(3) Terciptanya lingkungan dimana otoritas peran yang ditetapkan ditingkatkan dengan
otoritas berdasarkan pengetahuan dan keterampilan;
(4) Meningkatkan keterbukaan komunikasi secara horisontal, vertikal dan diagonal;
(5) Menaikkan tingkat antusiasme dan kepuasan personal dalam organisasi;
(6) Menemukan solusi yang sinergis terhadap masalah; dan
(7) Menaikkan tingkat responsibilitas diri dan kelompok dalam perencanaan dan
implementasi.
Hampir semua pakar berpendapat bahwa pengembangan organisasi bertujuan melakukan perubahan (Thoha, 2002). Dengan demikian, jika diterima pendapat bahwa penyempurnaan dalam organisasi sebagai suatu sarana perubahan yang harus terjadi.

3. Perencanaan Strategi Dan Pengembangan Organisasi.
 
    Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam perencanaan strategi dan pengembangan organisasi:

Pengamatan Eksternal.
Yaitu dengan memperhatikan kesempatan dan ancaman di segala aspek, baik ekonomi, politik, teknologi, budaya dan lainnya yang semua variable itu akan membentuk karakter organisasi. Metode ini sesuai dengan yang dinyatakan oleh Wayne E. Rosing, wakil Direktur pengembangan Sun Microsystems, Inc ”Tidak ada satupun yang memotivasi Sun kecuali ketakutan akan apa yang dilakukan oleh pesaing ”.

Pengamatan Internal.
Terdiri dari eavaluasi SDM dan struktur organisasi, dengan tujuan mengukur kesiapan SDM (inputs) strategi sekarang (process), kinerja (outputs) dan potensi dalam yang akan membentuk kedinamisan organisasi.

Perumusan Organisasi.
Adalah pengembangan planing jangka panjang, dari menejemen yang efektif dari kesempatan dan ancaman yang disinergiskan dengan kondisi internal.

Misi.
Misi Organisasi adalah tujuan atau alasan mengapa organisasi ada dan mempertegas keberadaan organisasi. Konsep misi yang disusun dengan sistemik dan general itu akan menjadikan ciri khas organisasi dengan organisasi yang lain, dan berperan terhadap uniknya nilai produk organisasi yang ditawarkan.

Tujuan.
Adalah hasil akhir aktivitas perencanaan, dengan merumuskan apa dan kapan yang akan diselasaikan dengan mengukur sasaran.

Strategi.
Strategi merupakan konsep perencanaan komprehensif tentang bagiamana organisasi dapat mencapai misi dan tujuan.

Kebijakan
Adalah pedoman luas yang menghubungkan strategi dan implementasi. Kebijakan ini bersifat general yang nantinya akan diikuti dan disepesifikan dan di interpretasikan dan di implementasikan oleh devisi-devisi melalui strategi dan tujuan devisi masing-masing.

Implementasi strategi
Adalah proses dimana manajemen mewujudkan strategi dan kebijakan dalam tindakan melalui pengembangan program, anggaran dan prosedur.

Program
Adalah pernyataan aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan pereencanaan sekali pakai.

Anggaran
Adalah program yang dinyatakan dalam satuan uang, setiap program akan dinyatakan secara rinci dalam biaya, yang dapat digunakan oleh SDM untuk mengelola organisasi.

Prosedur
Sering juga disebut dengan standard operating proscedures, yaitu langkah-langkah yang berurutan yang menggambarkan dengan rinci bagaimana suatu tugas atau pekerjaan diselesaikan.

Evaluasi dan Pengendalian
Adalah proses yang melalui aktivitas-aktivitas dan hasil kerja dimonitor dan kinerja nyata dengan kinerja/program yang diinginkan. Hasil yang diharapkan dalam sebuah organisasi adalah bentuk peningkatan efektivitas organisasi : produk, efesiensi, dan kepuasan dalam jangka pendek, adaptasi dan pengembangan dalam jangka menengah, kemampuan berrtahan dalam jangka panjang.
sumber : http://ojankecewow.blogspot.co.id/2015/12/pengertian-fungsi-budaya-organisasi.html

Pengertian dan Arti Komunikasi

a. Pengertian dan Arti Komunikasi.

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain. Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi nonverbal.

Dan arti dari komunikasi itu menurut KBBI yaitu pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami.

b. Jenis dan Proses Komunikasi.
Jenis komunikasi terdiri dari:

- Komunikasi verbal dengan kata-kata

- Komunikasi non verbal disebut dengan bahasa tubuh
Proses Komunikasi
Proses komunikasi adalah bagaimana Pembicara menyampaikan pesan kepada pendengar, sehingga dapat menciptakan suatu persamaan makna antara pendengan dengan pembicara.

1. Komunikator adalah pihak yang bertindak sebagai pengirim pesan dalam sebuah proses komunikasi.

2. Pesan adalah setiap pemberitahuan, kata, atau komunikasi baik lisan maupun tertulis, yang dikirimkan dari satu orang ke orang lain.

3. Penerima adalah pihak yang memperoleh pesan atau stimulus yang dikirmkan oleh sumber.

4. FeedBack adalah isyarat atau tanggapan yang berisi kesan dari penerima pesan dalam bentuk verbal maupun non-verbal.

c. Komunikasi Yang Efektif.
 Berkomunikasi efektif berarti bahwa komunikator dan komunikan sama-sama memiliki pengertian yang sama tentang suatu pesan. Oleh karena itu, dalam bahasa asing orang menyebutnya “the communication is in tune” ,yaitu kedua belah pihak yang berkomunikasi sama-sama mengerti apa pesan yang disampaikan. Menurut Jalaluddin dalam bukunya Psikologi Komunikasi menyebutkan, komunikasi yang efektif ditandai dengan adanya pengertian, dapat menimbulkan kesenangan, mempengaruhi sikap, meningkatkan hubungan sosial yang baik, dan pada akhirnya menimbulkan suatu tidakan

Teori dan Arti Kepemimpinan.

a. Teori dan Arti Kepemimpinan.

Teori kepemimpinan Great Man(Pemimpin Besar)

Teori Great Man menyatakan bahwa ada dua asumsi dasar, bahwa pemimpin dilahirkan dan tidak dibuat, dan asumsi kedua adalah bahwa pemimpin besar akan muncul ketika dibutuhkan.

- Teori kepemimpinan sifat :

 Teori sifat tersebut mengasumsikan bahwa para pemimpin telah mewarisi sifat-sifat di dalamnya yang membuat orang cocok untuk menjadi pemimpin.

- Teori kepemimpinan perilaku :

Terori Ini mengatakan bahwa sifat-sifat dan kualitas kepemimpinan tidak diwariskan, tapi dapat dipelajari dan dikuasai oleh setiap orang.

- Teori kepemimpinan situasional :

Sifat kepemimpinan yang pemimpin muncul sebagai akibat dari situasi yang berbeda dan saat di butuhkan unuk melakukan perubahan.

- Teori kepemimpinan transaksional :

Pemimpin transaksional tahu apa yang dia inginkan dari pekerjaan dan memastikan bahwa para pengikutnya melakukan dengan baik untuk memberikan hasil yang diharapkan.

- Teori kepemimpinan transformasional :

Dalam teori kepemimpinan transformasional, orang-orang atau pengikut terinspirasi oleh pemimpinnya, dan pemimpin harus memiliki gairah dengan kepemimpinannya. Singkatnya,pengikut akan terdorong karena terinspirasi dari pemimpin dan menjadi pengikut yang berpotensi.

Arti Penting kepemimpinan :

Kepemimpinan adalah Kemampuan memperoleh konsensus dan keika tanpa dasasaran bersama, melampaui syarat-syarat organisasi, yang dicapai dengan pengalaman sumbangan dan kepuasan di pihak kelompok kerja. Tipologi Kepemimpinan.

b. Tipologi Kepemimpinan

Dalam praktiknya, dari ketiga gaya kepemimpinan tersebut berkembang beberapa tipe kepemimpinan; di antaranya adalah sebagian berikut (Siagian,1997).

1. Tipe Otokratis.

Seorang pemimpin yang otokratis ialah pemimpin yang memiliki kriteria atau ciri sebagai berikut: Menganggap organisasi sebagai pemilik pribadi, Mengidentikkan tujuan pribadi dengan tujuan organisasi, Menganggap bawahan sebagai alat semata-mata, Tidak mau menerima kritik, saran dan pendapat, Terlalu tergantung kepada kekuasaan formalnya, Dalam tindakan pengge-rakkannya sering mempergunakan pendekatan yang mengandung unsur paksaan dan bersifat menghukum.

2. Tipe Militeristis

Seorang pemimpin yang bertipe militeristis ialah seorang pemimpin yang memiliki sifat-sifat berikut : Dalam menggerakan bawahan sistem perintah yang lebih sering dipergunakan, Dalam menggerakkan bawahan senang bergantung kepada pangkat dan jabatannya, Senang pada formalitas yang berlebih-lebihan, Menuntut disiplin yang tinggi dan kaku dari bawahan, Sukar menerima kritikan dari bawahannya, Menggemari upacara-upacara untuk berbagai keadaan.

3. Tipe Paternalistis.

Seorang pemimpin yang tergolong sebagai pemimpin yang paternalistis ialah seorang yang memiliki ciri sebagai berikut : menganggap bawahannya sebagai manusia yang tidak dewasa, bersikap terlalu melindungi (overly protective), jarang memberikan kesempatan kepada bawahannya untuk mengambil keputusan, jarang memberikan kesempatan kepada bawahannya untuk mengambil inisiatif, jarang memberikan kesempatan kepada bawahannya untuk mengembangkan daya kreasi dan fantasinya, dan sering bersikap maha tahu.

4. Tipe Karismatik.

Hingga sekarang ini para ahli belum berhasil menemukan sebab-sebab mengapa seseorang pemimpin memiliki karisma. Umumnya diketahui bahwa pemimpin yang demikian mempunyai daya tarik yang amat besar dan karenanya pada umumnya mempunyai pengikut yang jumlahnya sangat besar, meskipun para pengikut itu sering pula tidak dapat menjelaskan mengapa mereka menjadi pengikut pemimpin itu. Karena kurangnya pengetahuan tentang sebab musabab seseorang menjadi pemimpin yang karismatik, maka sering hanya dikatakan bahwa pemimpin yang demikian diberkahi dengan kekuatan gaib (supra natural powers).

5. Tipe Demokratis.

Pengetahuan tentang kepemimpinan telah membuktikan bahwa tipe pemimpin yang demokratislah yang paling tepat untuk organisasi modern. Hal ini terjadi karena tipe kepemimpinan ini memiliki karakteristik sebagai berikut : dalam proses penggerakan bawahan selalu bertitik tolak dari pendapat bahwa manusia itu adalah makhluk yang termulia di dunia, selalu berusaha mensinkronisasikan kepentingan dan tujuan organisasi dengan kepentingan dan tujuan pribadi dari pada bawahannya,  senang menerima saran, pendapat, dan bahkan kritik dari bawahannya

c. Faktor Yang Mempengaruhi Keberhasilan Pemimpin.

1. Moril : moril adalah keadaan jiwa dan emosi seseorang yang mempengaruhi kemauan untuk melaksanakan tugas dan akan mempengaruhi hasil pelaksanaan tugas perorangan maupun organisasi. Faktor-faktor yang mempengaruhi moril adalah : 1). kepemimpinan atasan. 2). kepercayaan dan keyakinan akan kebenaran. 3). penghargaan atas penyelesaian tugas. 4). solidaritas dan kebanggaan organisasi. 5). pendidikan dan latihan. 6). kesejahteraan dan rekreasi. 7). kesempatan untuk mengembangkan bakat. 8). struktur organisasi. 9). pengaruh dari luar.

2. Disiplin : disiplin adalah ketaatan tanpa ragu-ragu dan tulus ikhlas terhadap perintah atau petunjuk atasan serta peraturan yang berlaku. Disiplin yang terbaik adalah disiplin yang didasarkan oleh disiplin pribadi. Cara-cara untuk memelihara dan meningkat disiplin : 1). Menetapkan peraturan kedinasan secara jelas dan tegas. 2). Menentukan tingkat dan ukuran kemampuan. 3). Bersikap loyal. 4). Menciptakan kegiatan atas dasar persaingan yang sehat. 5). Menyelenggarakan komunikasi secara terbuka. 6). Menghilangkan hal-hal yang dapat membuat bawahan tersinggung, kecewa dan frustasi. 7). Menganalisa peraturan dan kebijaksanaan yang berlaku agar tetap mutakhir dan menghapus yang sudah tidak sesuai lagi. 8). Melaksanakan reward and punishment.

3. Jiwa korsa : jiwa korsa adalah loyalitas, kebanggan dan antusiasme yang tertanam pada anggota termasuk pimpinannya terhadap organisasinya. Dalam suatu organisasi yang mempunyai jiwa korsa yang tinggi, rasa ketidakpuasan bawahan dapat dipadamkan oleh semangat organisasi.

4. Kecakapan : kecakapan adalah kepandaian melaksanakan tugas dengan hasil yang baik dalam waktu yang singkat dengan menggunakan tenaga dan sarana yang seefisien mungkin serta berlangsung dengan tertib. Pengetahuan dan kecakapan yang dimiliki pimpinan dapat diperoleh dari pendidikan, pelatihan, inisiatif dan pengembangan pribadi serta pengalaman tugas.

Setiap pemimpin perlu menentukan corak dan gaya kepemimpinannya agar nampak seni kepemimpinannya dalam memimpin. Corak dan gaya kepemimpinan dapat terlihat dari sikap pemimpin, yaitu sebagai : Pemimpin, Guru, Pembina, Bapak dan Teman Seperjuangan.
Sumber : http://ojankecewow.blogspot.co.id/2015/11/pengertian-dan-arti-komunikasi

.

 

Tugas Softskill TOU

                                  TAUFIQ KURNIAWAN ( 1A114683)

                                            2KA31

1.    Pengertian organisasi dari beberapa tokoh

·                     Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama.

·                     James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

·                     Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

·                     Stephen P. Robbins menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.

·                     Prof Dr. Sondang P. Siagian, mendefinisikanorganisasi ialah setiap bentuk persekutuan antara dua  orang atau lebih yang bekerja bersama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan yang mana terdapat seseorang / beberapa orang yang disebut atasan dan seorang / sekelompok orang yang disebut dengan bawahan.

·                     Drs. Malayu S.P Hasibuan mengatakanorganisasi ialah suatu sistem perserikatan formal, berstruktur dan terkoordinasi dari sekelompok yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu. Organisasi hanya merupakan alat dan wadah saja.

·                     Prof. Dr. Mr Pradjudi Armosudiro mengatakanorganisasi adalah struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerjasama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu.

·                     James D Mooney berpendapat bahwa Organization is the form of every human, association for the assignment of common purpose atau organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk pencapaian suatu tujuan bersama.

·                     Chester L Bernard (1938) mengatakan bahwa Organisasi adalah system kerjasama antara dua orang atau lebih ( Define organization as a system of cooperative of two or more persons) yang sama-sama memiliki visi dan misi yang sama.

·                     Paul Preston dan Thomas Zimmerer mengatakan bahwa Organisasi adalah sekumpulan orang-orang yang disusun dalam kelompok-kelompok, yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama. (Organization is a collection people, arranged into groups, working together to achieve some common objectives).

Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaannya oleh masyarakat disekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti; pengambilan sumber daya manusia dalam masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga menekan angka pengangguran.

Orang-orang yang ada di dalam suatu organisasi mempunyai suatu keterkaitan yang terus menerus. Rasa keterkaitan ini, bukan berarti keanggotaan seumur hidup. Akan tetapi sebaliknya, organisasi menghadapi perubahan yang konstan di dalam keanggotaan mereka, meskipun pada saat mereka menjadi anggota, orang-orang dalam organisasi berpartisipasi secara relatif teratur.

Sumber :

http://slurppsss.wordpress.com/2010/10/03/definisi-para-ahli-tentang-organisasi-beserta-bentuknya/

2.  Ciri, Unsur Dan Jenis Perencanaan

 Ciri- ciri Sebuah Perencanaan

Dalam sebuah organisasi perencanaan mempunyai implikasi masa depan dan mengandung arti dibutuhkanya keahlian merancang rencana untuk tercapainya tujuan. Pada dasarnya rencana itu mempunyai 3 ciri- ciri yaitu:

1)      Perencanaan harus mengenai masa depan

2)      Perencanaan harus menyangkut suatu tindakan yang akan dilakukan

3)      Adanya suatu unsur identifikasi atau penyebab (causation) pribadi atau organisasi. Artinya,

adanya jalan tindakan dimasa depan akan diambil oleh perencanaan atau oleh orang lain yang di tunjuk dalam sebuah organisasi. Masa depan, tindakan, dan pelaksanaan pribadi atau organisasi adalah unsur- unsur yang perlu dalam setiap rencana.

Menurut Sigian, perencanaan yang baik dalam manajemen adalah perencanaan yang berciri sebagai 

berikut:

1)      Rencana harus memepermudah tercapainya tujuan yang telah di tentukan sebelumnya. Artinya, penyusunan suatu rencana tidak boleh dipandang sebagai tujuan, tetapi sebagai cara yang sifatnya sistematik intuk tercapainya suatu tujuan awal.

2)      Perencana harus sungguh- sungguh memahami hakikat tujuan yang ingin dicapai. Menyusun rencana merupakan salah satu fungsi organik yang harus dilakukan oleh setiap manajer.

3)      Pemenuhan keahlian teknis. Penyusunan suatu rencana yang kemudian disahkan manajer kemudian diserahkan kepada orang- orang yang memiliki berbagai jenis keahlian yang diperlukan. Agar rencana yang disusun itu terpadu dan komprehensif, maka anggota tim harus mampu bekerja sama sebagai satu tim yang kompak.

4)      Rencana harus disertai oleh suatu rincian yang cermat. Maksutnya, rencana tidak hanya mengandung jawaban terhadap pertanyaan: apa, di mana, bilamana, siapa dan mengapa. Tetapi, juga disertai penjabaranya dalam bentuk program kerja yang menyangkut segi kehidupan organisasi.

5)      Keterkaitan sebuah rencana dengan pelaksanaannya. Jika dikatakan bahwa suatu rencana  merupakan suatu bentuk keputusan, berarti hanya mempunyai makna bila dilaksanakan. Tepat tidaknya suatu rencana bukan terlihat dari cara perumusanya, tetapi pada pelaksanaanya.

6)      Kesederhanaan. Maksudnya adalah, kesederhanaan merupakan ciri rencana menyangkut berbagai hal seperti teknik penyusunannya, bahasanya, sistematikanya, formatnya, serta penekanan berbagai prioritasnya dan memperoleh pengertian yang sama dengan perencana. Kesederhanaan harus tidak mengurangi pentingnya kelengkapan rencana

B.Unsur-Unsur Perencanaan

Tujuan. 

Suatu rencana yang akan dilaksanakan harus mempunyai tujuan yang jelas dan mempunyai batasan akan tujuan tersebut (fokus). Dalam batasan ini dirinci tentang limit waktu yang akan dipakai, bagaimana cara pencapaian tujuan tersebut dan lain sebagainya.

Politik.

Yang dimaksud dengan politik ini adalah kewenangan, delegasi dan pertanggung jawaban dalam pelaksanaan sebuah rencana. Sehingga tujuan yang telah direncanakan akan berhasil.

Prosedur,

merupakan urutan tindakan atau kegiatan yang terorganisir dalam rangka pencapaian tujuan tersebut.

Anggaran atau budget 

merupakan bagian yang tak terpisahkan dalam pencapaian tujuan. Anggaran ini harus dibuat serealistis mungkin, sehingga beban dari pelaksanaan ini tidak tidak lah begitu berat.

Program, merupakan gabungan dari politik, prosedur dan anggaran serta perlu adanya alternatif tujuan bilamana tujuan utamanya tidak tercapai sebagaimana yang diharapkan.

C.Jenis-Jenis Perencanaan

     Menurut Asnawir Ada tujuh jenis-jenis perencanaan, yang kesemua itu dilihat dari sudut pandang berbeda, di antara jenis-jenis perencanaan tersebut adalah:

Dilihat dari segi waktu

Dari segi waktu perencanaan dapat dibagi menjadi tiga yaitu:

Perencanaan jangka panjang, yang termasuk dalam perencanaan jangka panjang adalah rentang waktu sepuluh sampai tiga puluh tahun. Perencanaan jangka panjang ini bersifat umum, dan belum terperinci.

Perencanaan jangka menengah, jangka menengah biasanya mempunyai jangka waktu antara lima sampai sepuluh tahun.

Perencanaan jangka pendek, yaitu perencanaan yang mempunyai jangka waktu antar satu tahun sampai lima tahun.

Dilihat dari segi sifatnya

Perencanaan dibagi menjadi dua yaitu:

Perencanaan kuantitatif, yang termasuk perencaan kuantitatif adalah semua target dan sasaran dinyatakan dengan angka-angka.

Perencanaan kualitatif adalah perencanaaan yang ingin dicapai dinyatakan secara kualitas.

Perencanaan dari segi luas wilayah

Perencanaan pendidikan dipandang dari segi luas wilayah dapat dibagi menjadi empat, yaitu:

Perencanaan local, yaitu perencanaan yang disusun dan ditetapkan oleh lembaga-lembaga yang ada di daerah-daerah dengan sifat yang terbatas.

Perencanaan regional adalah perencanaan yang ditetapkan di tingkat propinsi.

Perencanaan nasional, adalah perencanaan di suatau Negara dan dijadikan dasar untuk perencanaan local dan regional.

Perencanaan internasional yaitu perencanaan oleh bebebrapa Negara yang melewati batas-batas suatu negara yang dilaksanakan melalui dari Negara-negara tersebut.

Perencanaan dari segi luas jangkauan

Terbagi menjadi dua yaitu:

Perencanaan makro yaitu perencanaan yang bersifat universal, menyeluruh dan meluas.

Perencanaan mikro adalah perencanaan yang ditetapkan dan di susun berdasarkan kondisi dan situasi tertentu.

Dari segi prioritas pembuatnya

Perencanaan dapat dibagi menjadi tiga:

Perencanaan sentralisasi, yaitu perencanaan yang ditentukan oleh pemerintah pusat pada suatu Negara.

Perencanaan desentralisasi yaitu perencanaan yang di susun oleh masing-masing wilayah.

Perencanaan dekonsentrasi yaitu perencanaan gabungan antara sentralisasi dengan desentralisasi.

Dari segi obyek

Perencanaan dibagi menjadi dua:

Perencanaan rutin yaitu perencanaan yang di susun untuk jangka waktu tertentu yang dilakukan setiap tahun.

Perencanaan eksendental, yaitu perencanaan yang di susun sesuai dengan kebutuhan yang mendesak pada saat tertentu.

Dari segi proses

Perencanaan dapat dibagi menjadi tiga kelompok:

Perencanaan filosofikal, yaitu perencanaan yang bersifat umum, hanya berupa konsep-konsep dari nilai yang bersifat ideal dan masih memerlukan penafsiran-penafsiran dalam bentuk program.

Perencanaan programial adalah perencanaan berupa penjabaran dari perencanaan filosofikal.

Perencanaan operasional yaitu perencanaan yang jelas dan dapat dilakukan.

Ada juga yang membagi jenis perencanaan menjadi 2 jenis, yaitu:

1. Rencana strategik

Yang disusun untuk mencapai tujuan umum organisasi, yaitu melaksanakan misi organisasi. Sering juga disebut Perencanaan Jangkah Panjang (longe range planning) adalah proses pengambilan keputusan yang menyangkut tujuan jangka panjang organisasi, kebijakan yang harus diperhatikan, serta strategi yang harus dijalankan untuk mencapai tujuan tersebut. Untuk melaksanakan strategi tersebut harus pula disusun program kerja yang terinci, mencakup kegiatan yang harus dilakukan, kapan harus dimulai, kapan harus selesai, dan siapa yang harus bertanggung jawab, serta sumber daya manusia yang diperlukan. Singkatnya perencanaan strategik adalah proses perencanaan jangka panjang yang sudah diformalkan, yang digunakan untuk merumuskan tujuan organisasi serta cara menghadapinya.

2. Rencana operasional

Yang merupakan rincian tentang bagaimana rencana strategik dilaksanakan. Rencana Operasional terdiri atas bentuk , yaitu : (1) rencana sekali pakai (single use plan) yakni rencana yang disusun untuk mencapai tujuan tertentu dan dibubarkan segera setelah tujuan ini tercapai; (2) rencana permanen (standing plans), yakni pendekatan pendekatan yang sudah di standarisasi untuk menghadapi situasi berulang dan dapat diramalkan sebelumnya.

https://goenable.wordpress.com/2012/01/08/jenis-jenis-perencanaan/

https://belajarmanagement.wordpress.com/2010/02/19/unsur-unsur-suatu-perencanaan/

http://emuthmainnah.blogspot.co.id/2013/07/pengantar-manajemen-perencanaan-yang.html

3. Bentuk – bentuk struktur organisasi dan kelemahan dan kebaikannya

 1. Organisasi Lini

Organisasi Garis / Lini adalah suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang langsung secara vertical dan sepenuhnya dari kepemimpinan terhadap bawahannya

Bentuk lini juga disebut bentuk lurus atau bentuk jalur. Bentuk ini merupakan bentuk yang dianggap paling tua dan digunakan secara luas pada masa perkembangan industri pertama. Organisasi Lini ini diciptakan oleh Henry Fayol.

·                     1.      Hubungan antara pimpinan & bawahan masih bersifat langsung melalui satu garis wewenang

·                     2.      Selain top manajer , manajer dibawahnya hanya sebagai pelaksana

·                     3.      Jumlah karyawan sedikit

·                     4.      Sarana dan alatnya terbatas

·                     5.      Bentuk lini pada perusahaan perseorangan, pemilik perusahaan adalah sebagai top manajer

·                     6.      Organisasi kecil

          Kebaikan dari struktur organisasi ini adalah : 

·                     1.   Atasan dan bawahan dihubungkan dengan satu garis komando.

·                     2.   Rasa solidaritas dan spontanitas seluruh anggota organisasi besar 

·                     3.    Proses decesion making berjalan cepat 

·                     4.   Disiplin dan loyalitas tinggi 

·                     5.    Rasa saling pengertian antar anggota tinggi

·         Kelemahan dari struktur organisasi ini adalah :

·                     1      Ada tendensi gaya kepernimpinan otokratis

·                     2      Pengembangan kreatifitas karyawan terhambat

·                     3      Tujuan top manajer sering tidak bisa dibedakan dengan tujuan organisasi

·                     4      Karyawan tergantung pada satu orang dalam organisasi

Gambar struktur organisasi Lini :

        2.      Organisasi Lini dan Staf

Organisasi Lini dan Staf adalah kombinasi dari organisasi lini dan organisasi fungsional. Pelimpahan wewenang dalam organisasi ini berlangsung secara vertikal dari seorang atasan pimpinan hingga pimpinan dibawahnya. Untuk membantu kelancaran dalam mengelola organisasi tersebut seorang pimpinan mendapat bantuan dari para staf dibawahnya. Tugas para staf disini adalah untuk membantu memberikan pemikiran nasehat atau saran-saran, data, informasi dan pelayanan kepada pimpinan sebagai bahan pertimbangan untuk menetapkan suatu keputusan atau kebijaksanaan. Pada struktur organisasi ini Hubungan antara atasan dengan bawahan tidak secara langsung

Ciri :

·                     1      Hubungan atasan dan bawahan tidak seluruhnya secara langsung

·                     2      Karyawan banyak

·                     3      Organisasi besar 

·                       Ada dua kelompok kerja dalam organisasi sehingga ditekankan adanya spesialisasi:

·                     1.    Personel lini

·                     2.   Personel staf

·         Kebaikan dari struktur organisasi ini adalah :

·                     1     Ada pembagian tugas yang jelas

·                     2     Kerjasama dan koordinasi dapat dilaksanakan dengan jelas

·                     3     Pengembangan bakat segenap anggota organisasi terjamin

·                     4    Staffing dilaksanakan sesuai prinsip the right man on the right place

·                     5    Bentuk organisasi ini fleksibel untuk diterapkan

·         Kelemahan dari struktur organisasi ini adalah :

·                     1      Tugas pokok orang-orang sering dinomorduakan

·                     2      Proses decesion makin berliku-liku

·                     3     Jika pertimbangan tidak terkontrol maka sering menimbulkan nepotism spoilsystem patronage

·                     4      Persaingan tidak sehat antara pejabat yang satu dengan pejabat lainnya

Gambar struktur organisasi Lini dan Staf

                                                                   

      3.  Organisasi Fungsional

Organisasi fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor yaitu suatu bentuk organisasi di mana kekuasaan pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat yang memimpin satuan di bawahnya dalam satuan bidang pekerjaan tertentu. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubunganya dengan fungsi atasan tersebut      
      Ciri :

·                     1     Organisasi kecil

·                     2      Di dalamnya terdapat kelompok-kelompok kerja staf ahli

·                     3      Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas

·                     4      Target yang hendak dicapai jelas dan pasti

·                     5      Pengawasan dilakukan secara ketat

·         Kebaikan dari struktur organisasi ini adalah :

·                     1      Program tearah, jelas dan cepat

·                     2      Anggaran, personalia, dan sarana tepat dan sesuai

·                     3      Kenaikan pangkat pejabat fungsional cepat

·                     4      Adanya pembagian tugas antara kerja pikiran dan fisik

·                     5      Dapat dicapai tingkat spesialisasi yang baik

·                     6      Solidaritas antar anggota yang tinggi

·                     7      Moral serta disiplin keija yang tinggi

·                     8      Koordinasi antara anggota berjalan dengan baik

·                     9      Mempromosikan ketrampilan yang terspesialisasi

·                     10  Mengurangi duplikasi penggunaan sumber daya yang terbatas

·                     11  Memberikan kesempatan karir bagi para tenaga ahli spesialis

·         Kelemahan dari struktur organisasi ini adalah :

·                     1      Pejabat fungsional bingung dalam mengikuti prosedur administrasi

·                     2    Pangkat pejabat fungsional lebih tinggi dibandingkan kepala unit sehingga inspeksi sulit dilaksanakan

·                     3      Insiatif perseorangan sangat dibatasi

·                     4      Sulit untuk melakukan pertukaran tugas, karena terlalu menspesialisasikan diri dalam satu bidang tertentu

·                     5     Menekankan pada rutinitas tugas - kurang memperhatikan aspek strategis jangka panjang

·                     6      Menumbuhkan perspektif fungsional yang sempit

·                     7      Mengurangi komunikasi dan koordinasi antar fungsi

·                     8     Menumbuhkan ketergantungan antar-fungsi dan kadang membuat koordinasi dan kesesuaian jadwal kerja menjadi sulit dilakukan

      Dan tipe fungsional ini relevan untuk situasi seperti berikut :

·                     1.      Lingkungan stabil

·                     2.      Tugas bersifat rutin dan tidak banyak perubahan terjadi

·                     3.      Mengutamakan efisiensi dan kapabilitas fungsional

Gambar struktur organisasi Fungsional                                                                             

  4.  Organisasi Lini dan Fungsional

Organisasi Lini dan Fungsional adalah organisasi yang masing-masing anggota mempunyai wewenang yang sama dan pimpinannya kolektif. Organisasi Komite lebih mengutamakan pimpinan, artinya dalam organisasi ini terdapat pimpinan “kolektif/ presidium/plural executive” dan komite ini bersifat managerial. Komite dapat juga bersifat formal atau informal,komite-komite itu dapat dibentuk sebagai suatu bagian dari struktur organisasi formal, dengan tugas-tugas dan wewenang yang dibagi-bagi secara khusus.

      Ciri :

·                     1      Tidak tampak adanya pembedaan tugas pokok dan bantuan

·                     2      Spesialisasi secara praktis pada pejabat fungsional

·                     3      Pembagian kerja dan wewenang tidak membedakan perbedaan tingkat eselon

·                     4  Strukutur organisasi tidak begitu kompleks. Biasanya terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara, ketua-ketua seksi, dan para perugas

·                     5     Struktur organisasi secara relatif tidak permanea. Organisasi ini hanya dipakai sesuai kebutuhan atau kegiatan

·                     6     Tugas pimpinan dilasanakan secara kolektif

·                     7      Semua anggota pimpinan mempunyai hak, wewenang dan tanggung jawab yang sama

·                     8      Para pelaksana dikelompokkan menurut tugas-tugas tertentu dalam bentuk satgas

·         Kebaikan dari struktur organisasi ini adalah :

·                     1      Solodaritas tinggi

·                     2      Disiplin tinggi

·                     3      Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilaksanakan maksimum

·                     4      Pekerjaan-pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan

·                     5      Keputusan dapat diambil dengan baik dan tepat

·                     6      Kecil kemungkinan penggunaan kekuasaan secara berlebihan dari pimpinan

·                     7      Usaha kerjasama bawahan mudah digalang

·         Kelemahan dari struktur organisasi ini adalah:

·                     1      Kurang fleksibel dan tour of duty

·                     2      Spesialisasi memberikan kejenuhan

·                     3      Proses pengambilan keputusan agak larnban karena harus dibicarakan terlebih dahulu dengan anggota organisasi

·                     4      Kalau terjadi kemacetan kerja, tidak seorang pun yang mau bertanggung jawab melebihi yang lain

·                     5      Para pelaksana sering bingung, karena perintah datangnya tidak dari satu orang saja

·                     6      Kreativitas nampaknya sukar dikembangkan, karena perintah pelaksanaan didasarkan pada kolektivitas

Organisasi panitia biasanya terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara, dan beberapa seksi

Gambar struktur organisasi Lini dan Fungsional

                                                                                                                                                              

      5.      Organisasi Matrik

Organisasi matrik disebut juga sebagai organisasi manajemen proyek yaitu or­ganisasi di mana penggunaan struktur organisasi menunjukkan di mana para spesialis yang mempunyai ketrampilan di masing-masing bagian dari kegiatan perusahaan dikum­pulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan

Organisasi matrik digunakan berdasarkan struktur organisasi staf dan lini khususnya di bidang penelitian dan pengembangan

Organisasi matrik akan menghasilkan wewenang ganda di mana wewenang horison­tal diterima manajer proyek sedangkan wewenang fungsionalnya yaitu sesuai dcngan keahliannya dan tetap akan melekat sampai proyek selesai, karena memang terlihat dalam struktur formalnya. Sebagai akibat anggota organisasi matrik mempunyai dua wewenang, hal ini berarti bahwa dalam melaksanakan kegiatannya para anggotanya juga harus melaporkan kepada dua atasan

Untuk mengatasi masalah yang mungkin timbul, biasanya manajer proyck diberi jaminan untuk melaksanakan wewenangnya dalam memberikan perintah di mana manajer proyek tersebut akan langsung lapor kepada manajer puncak

·         Kelebihan dari struktur organisasi ini adalah :

Pada fleksibelitas dan kemampuannya dalam memperhatikan masalah-masalah yang khusus maupun persoalan teknis yang unik serta pelaksanaan kegiatan organisasi matrik tidak mengganggu struktur organisasi yang ada

·         Kelemahan dari struktur organisasi ini adalah :

Manajer proyek tak bisa mengkoor­dinir berbagai bagian yang berbeda hingga menghadapi kesulitan dalam mengembangkan team yang terpadu dikarenakan penyimpangan pclaksanaan perintah untuk masing-masing individu. Untuk mengatasi kesulitan yang mungkin timbul, maka manajer proyek biasanya diberi wewenang khusus yang penting, misalnya: dalam menentukan gaji, mempromosikan atau melakukan perlakuan personalia

Gambar struktur organisasi Matrix

                                                                                                                                                  

       6.      Organisasi Komite

Organisasi komite adalah bentuk organisasi di mana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat, yang berupa komite atau dewan atau board dengan pluralistic manajemen

Organisasi komite terdiri dari :

      1      Executive Committe (Pimpinan komite)

 Yaitu para anggotanya mempunayi wewenang lini

      2      Staff Committee

Yaitu orang-orang yang hanya mempunyai wewenang staf

·         Kelebihan dari struktur organisasi ini adalah :

·                     1      Pelaksanaan decision making berlangsung baik karena terjadi musyawarah dengan pemegang saham maupun dewan

·                     2      Kepemimpinan yang bersifat otokratis sangat kecil

·                     3      Dengan adanya tour of duty maka pengembangan karier terjamin

       Kelemahan dari struktur organisasi ini adalah :

·                     1      Proses decesion making sangat lamban

·                     2      Biaya operasional rutin sangat tinggi

·                     3      Kalau ada masalah sering kali terjadi penghindaran siapa yang bertanggung